Location d’une machine à café : principe et avantages

L’installation d’une machine à café en location au sein d’une entreprise est particulièrement fréquente : en effet, le café (long ou expresso) représente plus de 90 % des boissons chaudes consommées en entreprise.

Bien choisir sa machine à café demande donc une certaine réflexion, afin de trouver la solution la mieux adaptée aux besoins de l’entreprise.

Il existe plusieurs options : achat, location, ou prêt (voire dépôt gratuit, dans certains cas).

 

Principe de la location d’une machine à café

Dans le cas d’une location de machine à café, un contrat à court terme est passé entre l’entreprise et le fournisseur.

La machine à café est mise à disposition de l’entreprise contre le versement d’une somme mensuelle (en moyenne 100 à 200 € par mois, selon les modèles et la consommation).

La plupart des contrats de location prévoient un prix « à la tasse » : l’entreprise détermine la consommation moyenne de café (en fonction du nombre de salariés, de visiteurs, etc.). Compter en moyenne 0,10 € à 0,40 € la tasse.

Cas particulier : la location gratuite

Dans le cas d’une location gratuite (également appelée dépôt gratuit ou gestion totale), le fournisseur met gracieusement la machine à café à disposition de l’entreprise.

En contrepartie, il se rémunérera grâce aux recettes réalisées par le distributeur de café : cette solution suppose donc que les utilisateurs payent eux-mêmes leur café.

 

Avantages de la location

Si, sur le long terme, la location d’une machine à café est moins avantageuse que l’achat, d’un point de vue financier, elle offre pourtant des avantages :

•    Elle permet d’essayer un ou plusieurs modèles de machines à café , notamment avant un achat, afin de déterminer si l’appareil utilisé est en adéquation avec les besoins de l’entreprise.

•    En raison de sa courte durée, elle peut être aussi une solution pour des besoins ponctuels (augmentation temporaire des effectifs de l’entreprise…)

 

Le contrat de location

Quel que soit le modèle de machine à café (distributeur automatique, percolateur, cafetière professionnelle…) choisi, le contrat de location doit impérativement prévoir :

•    Le prix mensuel ;

•    La durée de location de la machine à café ;

•    Les modalités de résiliation ou de reconduction du contrat ;

•    Les conditions de restitution de la machine.

Certains contrats peuvent prévoir une option de leasing : au-delà d’une certaine durée de location, la machine à café devient la propriété de l’entreprise locataire.

Cette solution, même si elle est au final un peu plus chère, offre la possibilité à l’entreprise d’investir petit à petit dans un appareil qu’elle pourra utiliser sur le long terme.

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